Vlaamse bibliotheken in migratiegolven naar eengemaakt systeem

Een megaklus kun je het wel noemen: de overstap van 313 Vlaamse bibliotheken naar het eengemaakte bibliotheeksysteem. In 2017 won het Nederlandse OCLC de aanbesteding voor het ontwikkelen van een Vlaams bibliotheeksysteem op basis van Wise. Alle Vlaamse bibliotheken stappen hier in zeven migratiegolven op over, intensief ondersteund door Cultuurconnect.

Sinds het begin van de digitalisering ontwikkelden de Vlaamse provincies allemaal hun eigen bibliotheeksoftware voor het beheren, invoeren en uitlenen van hun collecties en alle overige digitale processen. Sommige bibliotheken kozen ervoor om met weer een ander systeem te werken. In totaal werkten de 313 Vlaamse bibliotheken tot nu toe op meer dan zestig verschillende systemen van vijf verschillende leveranciers. Al die systemen moeten nu overschakelen op Wise.
Voor elk systeem en elke bibliotheek moet een apart draaiboek worden gemaakt om alle gegevens vlekkeloos over te zetten. En dan zijn er per bibliotheek ook nog een hoop andere processen die synchroon moeten blijven lopen, zoals de betaalautomaten, de uitleensystemen en de inkoop bij lokale leveranciers (Vlaamse bibliotheken kopen hun boeken meestal bij lokale boekhandels). Tot slot moeten er per migratiegolf ook nog zo’n zeshonderd bibliotheekmedewerkers leren werken met het nieuwe systeem. Sommigen van hen zijn al decennialang gewend aan hun software.

Deadline 2022
Cultuurconnect ondersteunt de Vlaamse bibliotheken zeer intensief bij de overstap. Het in Brussel gevestigde bureau voor digitale innovatie in kunst en cultuur maakte de planning. Het helpt bij het inventariseren en overzetten van alle gegevens, organiseert train-de-trainerbijeenkomsten en terugkomdagen, en begeleidt de werkgroep Bibliotheeksysteem, die al tijdens de migraties nadenkt over innovaties en verbeteringen. Ook ontwikkelde Cultuurconnect een online leerplatform waar medewerkers zich via zelfstudie Wise eigen kunnen maken. Er is uitgebreid lesmateriaal voor alle trainers, en tot slot beheert het bureau ook de servicedesk.
De planning is strak: ieder halfjaar vindt er een migratiegolf plaats in één provincie, als laatste volgen alle bibliotheken die niet op een provinciaal systeem zijn aangesloten. De provincie Limburg (30 bibliotheken) maakte in 2019 als eerste de overstap. Op dit moment is de tweede migratiegolf (57 Oost-Vlaamse bibliotheken, 5 Limburgse en de bib van Oostende) net afgerond. In maart 2020 is er de derde migratiegolf van 47 West-Vlaamse bibliotheken. Daarna volgen nog migratiegolven in Brussel, Vlaams-Brabant en Antwerpen. In 2022 moeten alle bibliotheken op Wise draaien.
Lieselot van Maldeghem, communicatieverantwoordelijke bij Cultuurconnect: ‘Het grote voordeel van de overstap is dat toekomstige innovaties sneller en goedkoper kunnen worden ingevoerd in alle bibliotheken, en dat intensieve samenwerking tussen bibliotheken makkelijker wordt. De timing is tot nu toe boven verwachting goed verlopen. Medewerkers zijn heel geëngageerd en zeer betrokken. Op de dag van het live gaan maken ze er een feestje van.’

Nieuwe tools
Al gedurende de overstap werken Cultuurconnect en de werkgroep Bibliotheeksysteem aan innovaties, vertelt Van Maldeghem: ‘Wise wordt elke paar maanden vernieuwd met kleine verbeteringen. Daarnaast werken we aan grotere innovaties, zoals een koppeling tussen de bestelmodule van Wise en de digitale winkelmandjes van de leveranciers. Daardoor kunnen bibliotheken straks hun bestellingen en budgetten opvolgen in Wise. En we werken aan een business intelligence tool waarmee data-analyse mogelijk wordt. Zo kunnen bibliotheken straks gemakkelijk hun uitleengegevens visualiseren aan het bestuur, en hun gegevens gebruiken voor marketing en inzicht in gebruikers en collectieuitleen.’
Maar voorlopig zijn die nieuwe tools nog toekomstmuziek. Eerst zullen de meeste bibliotheken de grote overschakeling door moeten maken. Bij iedere migratie wordt per bibliotheek een aantal medewerkers uitverkoren om het traject te trekken. Als ambassadeurs maken zij als eerste kennis met Wise tijdens een training. En op basis van hun huiswerk richten Cultuurconnect en OCLC hun nieuwe digitale omgeving in. Vervolgens is tijdens het live gaan de bibliotheek een week gesloten. In die week worden alle medewerkers ingewijd in Wise volgens het train-de-trainerprincipe. Dan is er nog een terugkomdag bij Cultuurconnect waar de trainers vragen kunnen stellen. Vervolgens zullen bibliotheken zoveel mogelijk zelfstandig moeten opereren, met ondersteuning van de servicedesk.

Praktische consequenties
In Sint-Niklaas maakten ze het allemaal al mee, vertelt Caroline Van de Velde, teamcoördinator. Ze volgde samen met haar drie collega’s de opleiding bij Cultuurconnect en trainde haar overige collega’s intensief. ‘We zijn heel tevreden over de ondersteuning. Vooral het online leerplatform is fijn, daar is heel veel informatie beschikbaar. In een module van een uur kun je al met filmpjes in grote lijnen kennismaken met Wise. Voor het trainen van collega’s was er ook veel cursusmateriaal beschikbaar. We hebben tijdens de sluitingsweek alle opleidingsmomenten georganiseerd. Alles was zo ingericht dat iedereen drie keer gelegenheid kreeg om het zelf te leren.’
Over het nieuwe systeem zijn ze in Sint-Niklaas al bij al tevreden. ‘Alhoewel we merken dat het bibliotheeksysteem nog in volle verandering is, ervaren we nu al voordelen. Wise werkt veel intuïtiever, alles is met gezond verstand vrij vlot te vinden. En de servicedesk is ook vlot bereikbaar.’ Toch is de overstap niet helemaal vlekkeloos verlopen, stelt Van de Velde: ‘Niet alle sublocaties die we in Vubis gebruikten zijn goed terechtgekomen. Dat heeft onder andere grote impact op onze magazijncollectie. Al onze romans in het magazijn staan hierdoor in Wise – en dus ook in de publiekscatalogus – aangemerkt als “aanwezig”. Onze front-office heeft het daardoor wat drukker met leners die deze titels niet kunnen vinden. Gelukkig zien we meestal aan de invoerdatum dat ze in het magazijn staan. Het is niet eenvoudig om dit soort consequenties op voorhand van de migratie te overzien. Als Cultuurconnect het matchen van sublocaties in het nieuwe systeem tijdens de voorbereiding nog beter op zou volgen, zou dat veel nodeloos gedoe voorkomen.’
Ook bij de migratie van oudere materialen waarvan de oorspronkelijke barcode ooit werd overschreven door een nieuwe liep het fout, meldt Van de Velde. ‘Duizenden materialen zitten momenteel in Wise met een foutieve barcode. Dit heeft als gevolg dat leners deze materialen niet kunnen scannen aan onze zelfuitleenbalies. Ook dat moet de front-office opvangen. Cultuurconnect is volop bezig om deze problemen op te lossen, maar we zijn natuurlijk niet de enige bibliotheek die met opstartproblemen kampt’, aldus Van de Velde.

Prioriteit
Volgens Lieselot Van Maldeghem van Cultuurconnect spelen er inderdaad bij meer bibliotheken nog praktische problemen. ‘We kunnen op voorhand niet tot in detail overzien wat voor praktische problemen er zullen opduiken. De eerste weken na het live gaan staat de servicedesk paraat om grote problemen nauwkeurig op te volgen, waar nodig bij te sturen, en preventief actie te ondernemen voor de volgende migratiegolven. Bibliotheken kunnen voor andere zaken een melding indienen bij de servicedesk. Wijzigingsverzoeken worden gelogd en we bespreken die in de werkgroep Bibliotheeksysteem. We kijken tegen welke problemen bibliotheken aanlopen en hoe algemeen die zijn; hoe snel het kan worden opgelost, wat prioriteit heeft. Het kan daarom veel tijd in beslag nemen. We hebben wel groot ingezet op de servicedesk.’
Ondanks de praktische moeilijkheden hebben ze er in Sint-Niklaas wel vertrouwen in dat het goedkomt. ‘In het verleden hebben we de stap naar het provinciale systeem ook gemaakt. We zullen dit ook wel overleven’, stelt Van de Velde. Haar advies voor bibliotheken die de overstap nog moeten maken: ‘Een goede voorbereiding is essentieel, niet alleen vóór het live gaan. Voorzie in de eerste weken extra bezetting, vooral aan de balie. Wekelijkse koffiegesprekken tijdens de eerste periode hielpen ook, voor alle vragen van collega’s. Je moet niet denken dat je er na de eerste week live gaan al bent.’ 

Tekst: Elselien Dijkstra
Foto: Christophe Vander Eecken


Dit artikel verscheen ook in Bibliotheekblad nr 2, 2020

Overigens is de derde migratiegolf, die eind maart had moeten plaatsvinden, vanwege de coronacrisis niet volgens planning kunnen verlopen. In overleg met de betrokken bibliotheken en leveranciers wordt er een crisisplan uitgewerkt voor deze derde migratiegolf (West-Vlaanderen), zo meldt Cultuurconnect.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Gerelateerde berichten