Donderdag 22 september 2022 organiseerden de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) en Probiblio een vrijwilligersconferentie rondom de nieuwe visie op de inzet van vrijwilligers in de bibliotheek. Sprekers van binnen en buiten de branche deelden hun ervaringen.
Tekst en foto’s Cathelijne van Wingerden
Na een welkomstwoord van VOB-voorzitter Anne Rube werd de dag geleid door dagvoorzitter Britta Lassen. Zij nam de aanwezigen – van vrijwilligerscoördinatoren tot bestuurders en vakbondsleden – mee in de transitie naar de maatschappelijke-educatieve bibliotheek en de rol van vrijwilligers daarin. De eerste spreker was regiodirecteur van Bibliotheek AanZet, Sjaak van der Linde: “De waardering voor onze vrijwilligers is enorm. Bij AanZet hebben we er bewust voor gekozen om gestandaardiseerde taken van medewerkers door vrijwilligers uit te laten voeren, zodat medewerkers de meer complexe taken op zich kunnen nemen.”
Taken overhevelen
Het overhevelen van betaald naar onbetaald werk is een proces waarin er voortdurend gekeken moet worden: wat mogen vrijwilligers, wat verschuift er in de rollen en taken en hoe verhoudt zich dit tot betaalde krachten? Van der Linde: “Het moet van binnen in de organisatie gedragen worden. Het grootste verschil tussen betaalde krachten en vrijwilligers is volgens de regiodirecteur de opleidingsgraad en tijdsinvestering. “Vrijwilligers zijn in principe niet opgeleid voor het werk en werken bij ons gemiddeld een dagdeel per week, werknemers gemiddeld een kleine twintig uur.” Essentieel voor deze beweging is dat de formatie gelijk blijft èn je budget hebt om vrijwilligers te scholen en te begeleiden.
Bij AanZet zijn er door de transitie enerzijds nieuwe vrijwilligers aangetrokken en anderzijds is de organisatie vrijwilligers kwijtgeraakt. Om het aantal vrijwilligers op peil te houden is het volgens Van der Linde verstandig om ernaar te streven aan de instroomkant vrijwilligers uit verschillende doelgroepen aan te trekken.
Maatschappelijke waarde vrijwilligers
Tijdens het tweede onderdeel van de conferentie was er ruimte voor dialoog en het uitwisselen van perspectieven over de maatschappelijke waarde van vrijwilligers. Te gast waren directeur van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV), Joost van Alkemade, en onderzoeker Gregor Walz van Verwonderzoek. In opdracht van de NOV heeft Walz onderzoek gedaan naar vrijwilligersbeleid bij gemeenten. Walz: “We hebben in eerste instantie gekeken: wat is vrijwilligerswerk en wat betekent dit voor je beleid als gemeente? Lessen uit dit onderzoek zijn natuurlijk ook te gebruiken voor andere branches en sectoren.” “Het onderzoek nodigt gemeenten uit om in gesprek te gaan en breder te kijken hoe de samenleving zich inzet voor elkaar”, vult Van Alkemade aan.
Vrijwilligerswerk is in de kern liefde
In de kern is vrijwilligerswerk volgens onderzoeker Walz liefde. “Of het nu in de zorg, sport, natuur of cultuur is: mensen doen vrijwilligerswerk uit liefde. Als je je daar bewust van bent, bepaalt het je visie. Je moet die liefde aanspreken en aansluiten op de motivatie van vrijwilligers. Als je vrijwilligerswerk ziet als iets dat kosten gaat besparen, gaat de liefde verloren.”
‘Of het nu in de zorg, sport, natuur of cultuur is: mensen doen vrijwilligerswerk uit liefde. Als je je daar bewust van bent, bepaalt het je visie.’
Balans in de driehoek
Als je een goede visie wilt hebben op vrijwilligersbeleid moet je rekening houden met drie dimensies:
- Waarde voor de ontvanger;
- Waarde voor de vrijwilliger;
- Waarde voor de samenleving.
Walz legt uit dat je in je beleid altijd rekening moet houden met deze drie dimensies en je steeds een afweging moet maken tussen de verschillende belangen en waarden. Vrijwilligers hebben vaak verschillende motieven om onbezoldigd te werken. Walz: “Vrijwilligerswerk is heel erg maatwerk. Waarom wil een vrijwilliger bij jou actief zijn? Is het voor zijn of haar eigen ontwikkeling, de sociale contacten of om andere redenen?” In andere woorden: sluit het vrijwilligerswerk aan bij de behoefte en de motivatie van de vrijwilligers?
Maatschappelijke-educatieve bibliotheek
Zonder de inzet van vrijwilligers kunnen organisaties de transitie naar de maatschappelijke educatieve bibliotheek moeilijk maken. Vrijwilligers en bibliotheken zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Hier liggen volgens de sprekers van de conferentie nog veel kansen. Van Alkemade: “Met vrijwilligers haal je de samenleving binnen. Je biedt ze kansen, een netwerk, ontwikkeling, maar ook een doel en perspectief. Vrijwilligers zijn de ogen en oren van de lokale samenleving.”
“Zonder de inzet van vrijwilligers kunnen organisaties de transitie naar de maatschappelijke educatieve bibliotheek moeilijk maken.”
VOB-vragenlijst
Senior adviseur werkgeverszaken bij de VOB, Mirjam Bach, gaf tijdens het derde deel van het programma een presentatie over de resultaten van de vragenlijst over inzet van vrijwilligers, die voorafgaand aan de conferentie is uitgezet. De verbinding van de bibliotheek met de lokale omgeving, de maatschappelijke bijdrage en uitbreiding van de dienstverlening worden als belangrijkste redenen voor vrijwillige inzet opgegeven. De meeste bibliotheken hebben een visie geformuleerd en bijna alle bibliotheken hebben een vrijwilligersbeleid. Iets meer dan de helft van de respondenten geeft aan dat vrijwilligers werkzaamheden doen die voorheen werden of nu worden uitgevoerd door werknemers. De opbrengst van de vragenlijst en deze conferentie zijn waardevol voor het overleg tussen sociale partners aan de cao-tafel.
Toegevoegde waarde vrijwilligers
Het verdere programma bood veel ruimte voor uitwisseling en dialoog. Aan verschillende dialoogtafels gingen de deelnemers met elkaar in gesprek aan de hand van een aantal vragen. Zo spraken ze over de toegevoegde waarde van vrijwilligers en hoe zij dit voor de toekomst zien. En over hoe zij denken dat de rol en positie van vrijwilligers zich de komende vijf jaar ontwikkelt en wat dat betekent voor de visie en strategie van bibliotheken. Uit de gesprekken bleek dat bibliotheken vrijwilligers nu heel verschillend inzetten. Zo draaien sommige bibliotheken in de dienstverlening vrijwel geheel op vrijwilligers en worden onbetaalde krachten bij andere organisaties alleen ingezet voor additionele werkzaamheden.
De komende jaren zien we dat oudere vrijwilligers gaan uitstromen en dat de vraag naar vrijwilligerswerk verandert.
De maatschappelijke-educatieve bibliotheek heeft behoefte aan een specifiekere inzet van vrijwilligers, en het vormgeven van de vrijwilligersinzet vanuit maatschappelijke waarde én motivatie van vrijwilligers. De diversiteit van vrijwilligers en het aantrekken van jongeren is een speerpunt. Het is belangrijk om vrijwillige inzet te borgen in de context van de strategie van de bibliotheek zodat de kaders helder zijn. Voor vrijwilligers is het belangrijk dat ze voldoende aandacht en begeleiding krijgen, dit vraagt van de bibliotheek een goede organisatorische inrichting.
Het verbindende element in vraag en aanbod is de maatschappelijke waarde.
Volgens de aanwezigen kan het vrijwilligerswerk aantrekkelijker worden door goede begeleiding, de mogelijkheid om je te ontwikkelen en ruimte voor eigen inbreng. Verder is nog niet iedereen bekend met de bibliotheek als maatschappelijke-educatieve organisatie en de mogelijkheden die dat biedt voor vrijwilligers.
Vrijwilligersbeleid in de praktijk
Na de discussietafels was het tijd voor een praktijkverhaal. Vrijwilligerscoördinator van bibliotheek De Plataan, Jacqueline Blijleven, en vrijwilligerscoördinator en voorzitter van De Leliezorggroep, Marijke van Zuilen, vertelden over het vrijwilligersbeleid bij hun organisaties. Beiden werken aan een nieuw vrijwilligersbeleid. Blijleven: “Wij vinden het belangrijk dat de bibliotheek staat voor jezelf ontwikkelen; dit geldt voor bezoekers, maar zeker ook voor vrijwilligers.” Bij De Leliezorggroep, een zorgorganisatie, worden vrijwilligers met name facilitair en voor het welzijn van cliënten ingezet. Een vrijwilliger werkt nu altijd samen met een beroepskracht. Van Zuilen geeft aan dat door de huidige personeelstekorten vrijwilligers in de toekomst essentieel zullen worden in plaats van additioneel.
Beide vrijwilligerscoördinatoren zien hun vrijwilligers als ambassadeurs. Blijleven: “Bij ons werken 350 vrijwilligers die allemaal een netwerk hebben en kunnen vertellen over de activiteiten die wij doen. Want we doen veel meer dan boeken uitlenen. Een enthousiaste vrijwilliger kan ook weer andere mensen enthousiasmeren voor de bibliotheek.”
‘Een enthousiaste vrijwilliger kan ook weer andere mensen enthousiasmeren voor de bibliotheek.’
Vrijwilligers en medezeggenschap
In deel twee van de terugkoppeling over de resultaten van de VOB-vragenlijst kwam naar voren dat bijna driekwart van de respondenten een vrijwilligerscoördinator heeft. |
Een ruime meerderheid van de bibliotheken vindt het oog hebben voor belangen van of betrekken van vrijwilligers belangrijk en geeft medezeggenschap op de een of andere manier vorm. We zien nu dat dit veelal nog informeel gaat en via werkoverleggen. Een aantal bibliotheken heeft al een vrijwilligersraad ingericht of een zetel voor een vrijwilliger in de ondernemingsraad. In de toekomst willen meer bibliotheken vrijwilligers actief betrekken, hier valt nog winst te behalen. Bij geen van de respondenten gaat de inzet van vrijwilligers ten koste van de betaalde formatie.
Andere uitkomsten waren: vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend (je moet goede afspraken kunnen maken) en het is kwetsbaar.
De voorlopige conclusie van Mirjam Bach, die de cijfers presenteerde: vrijwilligers maken het verschil, schat ze op waarde en waardeer hen. Vrijwilligerswerk is waardevol voor de organisatie, vrijwilliger, maatschappij én werknemer.
Vrijwillige Inzet Goed Geregeld
Het slotakkoord van de conferentie was voor het praktijkverhaal van Gillian de Koning, directeur de bibliotheek De Groene Venen. Deze bibliotheek behaalde in april 2022 het NOV-keurmerk Vrijwillige Inzet Goed Geregeld. Het verkrijgen van het keurmerk is voor bibliotheken een bevestiging dat ze hun vrijwilligersbeleid op orde hebben. De Koning nam de aanwezigen mee in het proces naar het behalen van het keurmerk. Zo vertelde ze dat de bibliotheek De Groene Venen in de transitie naar een brede maatschappelijke bibliotheek nieuwe vrijwilligers heeft aangetrokken. “Veel van de dingen die wij doen, kunnen we doen mede dankzij vrijwilligers. Zij zijn een grote meerwaarde voor de bibliotheek. Naast kennis en kunde brengen zij ook diversiteit in.”
‘Wij zijn een lerende organisatie’
Een dwarsdoorsnede van de vrijwilligers van de bibliotheek De Groene Venen vulde de zelfevaluatie van het NOV in. Die zelfevaluatie gaf de organisatie veel inzicht. De conclusie was: de documenten rond het vrijwilligersbeleid zijn op orde, maar nog niet voldoende voor het NOV-keurmerk. De Koning: “Ons beleid was te hoog over en vrijwilligers wisten niet altijd waar ze het konden vinden.” Na een aantal aanpassingen is het keurmerk nogmaals aangevraagd en in april 2022 verleend. “Maar dan ben je er nog niet,” vervolgt de Koning, “Wij zijn een lerende organisatie, dus we blijven onszelf verbeteren. Wel is het een fijn idee dat we alles goed geregeld hebben. Onze droom? We willen heel graag dat elke vrijwilliger in onze organisatie een ambassadeur wordt voor de bibliotheek. Veel inwoners denken nog steeds dat de bibliotheek een uitleencentrum voor boeken is, maar de bibliotheek heeft veel meer te bieden. Zowel betaalde krachten áls vrijwilligers hebben een rol om dit over te brengen. Zij zijn allemaal schakeltjes die bijdragen aan het vervullen van onze missie en visie.”
Vanuit andere perspectieven kijken
De conferentie was inspirerend, informatief en liet ruim baan voor dialoog en kennisdeling. Organisatoren Senior adviseur werkgeverszaken VOB, Mirjam Bach, en HRD Adviseur Probiblio, Maaike Verhoeven, kijken tevreden terug op de vrijwilligersconferentie. Verhoeven: “Ik hoop dat deze dag de aanzet is om vanuit andere perspectieven naar de inzet van vrijwilligers te gaan kijken en dat we daar met elkaar het gesprek over kunnen voeren.” Bach voegt daaraan toe ”De conferentie heeft ons als werkgeversorganisatie goede informatie gegeven over de waarde van vrijwilligers en hun gewenste inzet in en betrokkenheid bij de hedendaagse maatschappelijk-educatieve bibliotheek. Dit nemen wij mee in het gesprek met de vakbonden.“
‘Veel van de dingen die wij doen, kunnen we doen dankzij vrijwilligers.’
