Van een wifistoring tot stroomuitval of een datalek: bibliotheekmedewerkers krijgen met regelmaat te maken met onverwachte situaties. Snel en adequaat handelen is belangrijk, maar lang niet iedere bibliotheek beschikt over duidelijke richtlijnen en protocollen voor dit soort situaties. De Actiewaaier helpt medewerkers met concrete acties direct op weg bij veelvoorkomende calamiteiten en incidenten.
De Actiewaaier – ontwikkeld door Utrechtse Bibliotheken, Absoluut Robuust en BiSC – bundelt de meest voorkomende calamiteiten in de Bibliotheek in een overzichtelijke set actiekaarten. De kaarten zijn onderverdeeld in vier categorieën:
• ICT en digitale systemen (bijv. internetstoring of cyberincident)
• Gebouw en faciliteiten: (bijv. brand of demonstratie)
• Personeel, bezoekers en organisatie (bijv. omgaan met ongepast gedrag of uitval van logistieke processen)
• Externe omstandigheden: (bijv protesten of noodopvang)
Iedere kaart beschrijft één situatie en bevat vier concrete actiestappen voor medewerkers en vrijwilligers. De kaarten geven antwoord op vragen zoals: kan de dienstverlening doorgaan, kunnen we openblijven en wie moet ik informeren? Deze informatie stelt medewerkers in staat om snel de juiste stappen te zetten.
Ontwikkeld voor en door de praktijk
De uitgangspunten bij het ontwikkelen van de waaier waren helder: een tastbaar, handzaam hulpmiddel ontwikkelen dat bibliotheekmedewerkers snel kunnen raadplegen wanneer zich een calamiteit voordoet. Omdat de waaier bedoeld is voor de dagelijkse praktijk, speelde de input van medewerkers vanaf het begin een belangrijke rol. Het concept werd meerdere keren getoetst bij collega’s op de werkvloer en van feedback voorzien. Dit proces was essentieel voor het succes van de waaier. Projectleider en informatiebeveiligingsexpert Nathan Speekenbrink (Absoluut Robuust): “Het project is succesvol omdat de waaier is ontwikkeld door meerdere disciplines en doordat de praktijk echt een stem heeft gekregen. Mensen voelden zich gehoord. Zonder die ervaringen was dit al snel een ivoren-toren-project geworden.”
Ook tijdens de demonstratie van de waaier op het Bibliotheekcongres bleek dat veel meer bibliotheken al een tijd staan te springen om een hulpmiddel voor calamiteiten. Daarmee werd voor de projectgroep extra bevestigd dat de behoefte aan een praktisch hulpmiddel breder leeft binnen de sector.
“De Actiewaaier helpt collega’s om beter te weten wat er van hen verwacht wordt. Het is een stap in verdere professionalisering van bibliotheken en maakt bedrijfsvoering tot gespreksonderwerp.” – Sjoerd Kreijns, manager ondersteunende diensten (Bibliotheek Veenendaal).
Van gedeelde vraagstukken naar één oplossing
Veel bibliotheken lopen tegen vergelijkbare vraagstukken op het gebied van bedrijfsvoering aan. Waar de ene bibliotheek bepaalde processen al goed had ingericht, stond een andere bibliotheek nog voor een uitdaging. Juist de uitwisseling van kennis en ervaring bleek een belangrijke kracht binnen het project. Bij elkaar in de keuken kijken helpt én ontzorgt. Paul Adels (directeur-bestuurder de Bibliotheek Eemland): “Het goed op orde brengen én houden van je bedrijfsvoering wordt steeds belangrijker en complexer. Alles wat we daarin samen kunnen doen, helpt en ontzorgt, zodat medewerkers zich kunnen richten op de dienstverlening. De Actiewaaier is een concreet voorbeeld van hoe je met elkaar kennis en expertise kunt bundelen in één product. Daar kunnen we trots op zijn.”
Fysiek en digitaal beschikbaar
De Actiewaaier wordt zowel gedrukt als digitaal uitgegeven. Utrechtse Bibliotheken ontvangen halverwege september de gedrukte variant van de Actiewaaier. De online variant is voor iedere bibliotheek toegankelijk en biedt als voordeel dat deze kan worden aangepast aan lokale protocollen en afspraken. Zo is de waaier écht relevant en ondersteunend voor jouw Bibliotheek. Geïnteresseerd? Download de online variant op de website van BiSC of hieronder.
